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記者発表会・PRイベントのご紹介

「記者発表会・PRイベント」のサービス内容

●記者発表会・PRイベントとは

メディアを集客して、新製品や新サービス、事業展開などに関する発表を行う場が「記者発表会・PRイベント」です。

一般消費者がよく目にするのは、企業や地方自治体のPRイベントではないでしょうか。
バックパネルと呼ばれる企業ロゴや商品・サービス名やロゴがあしらわれたパネルの前で、芸能人にたくさんのマイクやカメラが向けられている様子をテレビなどで見たことがあると思います。しかし、このシーンは記者発表会やPRイベントのほんの一部にすぎません。

内容は目的によって様々ですが、新製品や新サービス、事業展開などに関しての企業側からの発表(説明)やそれに対する質疑応答、実際に商品やサービスを体験してもらえる時間が設けられていることが多いと言えます。

記者発表会やPRイベントに芸能人を起用することが多いのは、多くのメディアに来場してもらうためです。しかし、ただ芸能人を起用すればよいというわけではありません。
そのときメディアが注目している芸能人を起用しなくてはいけません。当社は誰を起用すればどの程度メディアを集客できるかも検討した上で、キャスティングの提案からお手伝いさせていただいています。

また、芸能人だけに注目が集まってしまい、本来企業や自治体が伝えたかった内容が放映/掲載されないと失敗という評価になってしまいます。そのため、台本の作成やメディアへのフォローアップも記者発表会やPRイベントにおいては重要です。

●記者発表会やPRイベントの形態は様々

上記のように、芸能人を起用し、テレビ・新聞・雑誌・WEBなどすべての媒体を対象とした大規模なイベントもあれば、業界紙(誌)や業界担当だけを対象にした30名規模の記者発表会もあります。

この場合、企業がプレゼンテーションする内容はより専門的で深堀した内容が求められます。また、企業とメディアの距離が近いため、記事の露出だけではなく、リレーション強化にもつながります。

芸能人を起用することでテレビやスポーツ紙、WEBメディアなど多くのメディアを誘致できますが、かかる費用も大きくなります。芸能人を起用しなくても記者発表会やPRイベントの内容設計次第で、ターゲットに合ったメディアを誘致することも可能です。

どういった記者発表会やPRイベントにするかは、目的によって検討するのがよいでしょう。

●記者発表会やPRイベント実施までの流れ

1.記者発表会やPRイベントの企画

目的に応じ、まずは、発表会やPRイベントの企画を立案します。
「記者発表会・PRイベントの内容」はもちろん、開催日などもメディアを誘致する上では重要な要素です。例えば、金曜日に記者発表会やPRイベントが実施されないのにも理由があります。イベントを実施する場合、当日の夕方~夜の報道番組や翌朝の情報番組で取り上げてもらいたいのですが、金曜日だと平日の朝にあるような情報番組がなくなり取り上げてもらえるチャンスが減ってしまうのです。こういったメディア事情などもおさえながら日程を決めていきます。

2.キャスティング

芸能人など起用する場合は、記者発表会やPRイベントの内容と日程と共に打診します。
※芸能人のスケジュールによって、日程を決めることもあります。

3.会場手配

イベントの内容や規模感に応じた会場を手配します。初めて利用する会場は必ず事前に下見に行き、導線や空間をチェックしてから決定します。

4.資料作成

記者発表会・PRイベントの台本や招待状(リリース)、当日の配布資料などを準備します。

5.メディアリレーション

「4」と同時進行で、ターゲットメディアへの案内を開始します。直前までスケジュールがわからないという返答も多々ありますが、遅くとも前々日までにはある程度の人数が把握できるようにします。また、出欠の管理を行い出席者一覧(名簿)も作成します。

6.当日の運営

記者発表会・PRイベントがスムーズに進行するよう、ディレクションする必要があります。
規模により必要なスタッフの人数は変わってきますが、事前にスタッフミーティングを実施し動きなどを確認しておくことでスムーズに進行できます。
また、オフィシャルと呼ばれている運営側が撮影する映像や写真があります。当日参加できなかったが、興味を持ってくれたメディアに事後リリースと共にオフィシャル映像や写真を提供することで放映・掲載につながることもあります。

7.報告

記者発表会・PRイベントへの出席者一覧の作成や放映・掲載の確認、必要に応じて広告換算をします。またフォローアップとしてイベントに出席したが掲載に至っていない媒体への確認なども行います。

活動内容 詳細
発表会の企画 記者発表会の内容提案/開催日時の提案/スケジュール作成 等
キャスティング 記者発表会の目的に応じたキャスティング(候補のリストアップからブッキングまで)
会場 記者発表会のテーマや規模感に応じた会場を手配
資料作成 台本作成、記者発表会へのメディア誘致リリース、当日の配布資料、事後リリース、事後リリース 等
メディアリレーション メディア誘致、参加メディアのリスト管理
運営 ディレクション業務からメディア対応、受付業務 等
報告 参加メディアの報告、掲載報告(掲載一覧、メディア露出換算、クリッピング)

●近年は、メディアとは別にインフルエンサーを誘致した発表会やPRイベントも

TwitterやInstgramなど、SNSで影響力をもつインフルエンサーの存在が大きくなり、記者発表会やPRイベントでもメディアの回とは別にインフルエンサーを誘致する回を別途で設けることも増えてきています。メディア以上に厳密な情報管理やフォトスポットの提供などが必要となってきます。

当社では、クライアントに親和性のあるインフルエンサーのキャスティングからイベント趣旨のレクチャー、参加状況の把握、SNSへのアップ状況、結果レポートの提出など一連の業務を行っております。

●当社の強み・特徴

・企画段階からメディア誘致、当日の運営まで一貫してサポート。
・芸能人を呼びテレビやスポーツ紙など幅広いメディアを誘致する発表会から、専門メディアのみを誘致する発表会まで、様々な形態の記者発表会をサポートします。

「記者発表会・PRイベント」に関連する事例

  • 病気の啓蒙によるクリニックのPR
    医療 クリニック

    WBSや情報番組での露出により、クリニック開業時に問い合わせ殺到

    予防医療施設としてオープンするクリニックの認知度を高める。

  • 金融・保険 保険会社

    関連テーマの署名記事をリサーチし、イベントへの出席率を高める

    新商品のがん保険を訴求するために、「治療と就労の両立」という社会課題をテーマとしたイベントを実施することになった。しかし当初、医療や就労問題(働きかた)を取り扱う記者とのリレーションが皆無だったため、イベントの集客に懸念があった。

  • ファッション アパレルメーカー

    アパレルの増床移転に伴う話題作りで、全国紙やWEBの集客にも成功

    2倍の広さの新店舗に増床移転することになり、オープニングパーティに関係者だけではなく、メディアも集客し、話題作りをしたかった。しかし、クライアントにとっては初めての増床移転でメディアを誘致してのオープニングパーティをした実績もなかった。そのため、どのようなイベントにすればメディアを集客できるかがわからなかった。

  • 美容・化粧品 化粧品通販会社

    時流に合わせたPR企画でYahoo!トップ掲載、他媒体からも取材殺到

    イベントの3週間前から、時事問題と合わせてアプローチを開始。大手メディアだけではなく、これまでにリレーションがあり、女性の働き方などに関心のあるライターにも積極的に情報提供を行った。

  • 出版社
    出版 出版社

    新設の小説大賞をPRと広告の両面からサポート。予想を上回る応募数に

    これまでにない小説大賞を新設するにあたり、応募作品をできるだけ多く集めるためには、賞自体の認知拡大が急務であった。

  • インフルエンサーPR
    美容・化粧品 通販会社

    プレス向け新商品発表会&インフルエンサー施策

    通販のみ行う当クライアントは、一般やメディア(女性誌・美容雑誌)からの認知度が低く、メディア露出やインフルエンサーによる情報発信で商品の認知度を高めたかった。 

  • アンテナショップ運営
    地方自治体 アンテナショップ

    複数店と連携したイベント企画で約80媒体に露出、売上は過去最高に

    アンテナショップ「温泉座」での話題づくりとそれによる集客が課題だった。

  • IT システム開発会社

    学校とのコラボ授業実現により、NスタやNEWS23、全国紙等で露出

    ロボットのアプリ開発企業としての認知向上と、競合他社との差別化が急務だった。

  • イベント イベント運営会社

    エンタメイベントに日経ビジネス、東洋経済等ビジネスメディアを誘致

    すでに有名な映画祭に、新たな部門が設立され、認知向上がミッションだった。 また、新設される部門に関し開催されるカンファレンスにマーケティング系メディアを誘致する必要があった。しかし、登壇者が『クリエイター』であり、マーケティングの話は一切できないという課題があった。

  • 家電 家電メーカー

    専門家を起用した試食会がメディアで満席に、新商品の認知向上に貢献

    家庭で気軽にラクレットやフォンデュが楽しめる新製品の良さを発信し、知名度の向上と販促を狙いたかったが、PRのノウハウやメディアとのリレーションがなかった。

  • 家電PRイベント
    家電 調理家電メーカー

    新製品を用いたメディア向け試食体験会

    10周年を迎え新製品を続々と発売するにあたり、製品・ブランドの認知を高められるようなメディア向けのイベント企画を一から考え、100名以上の集客を図りたい。

  • 建築・不動産 給湯器販売会社

    アンバサダーの就任イベント

    企業の認知向上を図るため、PRイベントを実施したい。 決まっているのはダチョウ倶楽部の起用だけで、新しく発表するニュースは何も無い。 メディア露出に繋がるイベントを一から立案・実施してほしい。

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