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記者発表会・PRイベントのご紹介

「記者発表会・PRイベント」のサービス内容

●記者発表会・PRイベントとは

メディアを集客して、新製品や新サービス、事業展開などに関する発表を行う場が「記者発表会・PRイベント」です。

一般消費者がよく目にするのは、企業や地方自治体のPRイベントではないでしょうか。
バックパネルと呼ばれる企業ロゴや商品・サービス名やロゴがあしらわれたパネルの前で、芸能人にたくさんのマイクやカメラが向けられている様子をテレビなどで見たことがあると思います。しかし、このシーンは記者発表会やPRイベントのほんの一部にすぎません。

内容は目的によって様々ですが、新製品や新サービス、事業展開などに関しての企業側からの発表(説明)やそれに対する質疑応答、実際に商品やサービスを体験してもらえる時間が設けられていることが多いと言えます。

記者発表会やPRイベントに芸能人を起用することが多いのは、多くのメディアに来場してもらうためです。しかし、ただ芸能人を起用すればよいというわけではありません。
そのときメディアが注目している芸能人を起用しなくてはいけません。当社は誰を起用すればどの程度メディアを集客できるかも検討した上で、キャスティングの提案からお手伝いさせていただいています。

また、芸能人だけに注目が集まってしまい、本来企業や自治体が伝えたかった内容が放映/掲載されないと失敗という評価になってしまいます。そのため、台本の作成やメディアへのフォローアップも記者発表会やPRイベントにおいては重要です。

●記者発表会やPRイベントの形態は様々

上記のように、芸能人を起用し、テレビ・新聞・雑誌・WEBなどすべての媒体を対象とした大規模なイベントもあれば、業界紙(誌)や業界担当だけを対象にした30名規模の記者発表会もあります。

この場合、企業がプレゼンテーションする内容はより専門的で深堀した内容が求められます。また、企業とメディアの距離が近いため、記事の露出だけではなく、リレーション強化にもつながります。

芸能人を起用することでテレビやスポーツ紙、WEBメディアなど多くのメディアを誘致できますが、かかる費用も大きくなります。芸能人を起用しなくても記者発表会やPRイベントの内容設計次第で、ターゲットに合ったメディアを誘致することも可能です。

どういった記者発表会やPRイベントにするかは、目的によって検討するのがよいでしょう。

●記者発表会やPRイベント実施までの流れ

1.記者発表会やPRイベントの企画

目的に応じ、まずは、発表会やPRイベントの企画を立案します。
「記者発表会・PRイベントの内容」はもちろん、開催日などもメディアを誘致する上では重要な要素です。例えば、金曜日に記者発表会やPRイベントが実施されないのにも理由があります。イベントを実施する場合、当日の夕方~夜の報道番組や翌朝の情報番組で取り上げてもらいたいのですが、金曜日だと平日の朝にあるような情報番組がなくなり取り上げてもらえるチャンスが減ってしまうのです。こういったメディア事情などもおさえながら日程を決めていきます。

2.キャスティング

芸能人など起用する場合は、記者発表会やPRイベントの内容と日程と共に打診します。
※芸能人のスケジュールによって、日程を決めることもあります。

3.会場手配

イベントの内容や規模感に応じた会場を手配します。初めて利用する会場は必ず事前に下見に行き、導線や空間をチェックしてから決定します。

4.資料作成

記者発表会・PRイベントの台本や招待状(リリース)、当日の配布資料などを準備します。

5.メディアリレーション

「4」と同時進行で、ターゲットメディアへの案内を開始します。直前までスケジュールがわからないという返答も多々ありますが、遅くとも前々日までにはある程度の人数が把握できるようにします。また、出欠の管理を行い出席者一覧(名簿)も作成します。

6.当日の運営

記者発表会・PRイベントがスムーズに進行するよう、ディレクションする必要があります。
規模により必要なスタッフの人数は変わってきますが、事前にスタッフミーティングを実施し動きなどを確認しておくことでスムーズに進行できます。
また、オフィシャルと呼ばれている運営側が撮影する映像や写真があります。当日参加できなかったが、興味を持ってくれたメディアに事後リリースと共にオフィシャル映像や写真を提供することで放映・掲載につながることもあります。

7.報告

記者発表会・PRイベントへの出席者一覧の作成や放映・掲載の確認、必要に応じて広告換算をします。またフォローアップとしてイベントに出席したが掲載に至っていない媒体への確認なども行います。

活動内容 詳細
発表会の企画 記者発表会の内容提案/開催日時の提案/スケジュール作成 等
キャスティング 記者発表会の目的に応じたキャスティング(候補のリストアップからブッキングまで)
会場 記者発表会のテーマや規模感に応じた会場を手配
資料作成 台本作成、記者発表会へのメディア誘致リリース、当日の配布資料、事後リリース、事後リリース 等
メディアリレーション メディア誘致、参加メディアのリスト管理
運営 ディレクション業務からメディア対応、受付業務 等
報告 参加メディアの報告、掲載報告(掲載一覧、メディア露出換算、クリッピング)

●近年は、メディアとは別にインフルエンサーを誘致した発表会やPRイベントも

TwitterやInstgramなど、SNSで影響力をもつインフルエンサーの存在が大きくなり、記者発表会やPRイベントでもメディアの回とは別にインフルエンサーを誘致する回を別途で設けることも増えてきています。メディア以上に厳密な情報管理やフォトスポットの提供などが必要となってきます。

当社では、クライアントに親和性のあるインフルエンサーのキャスティングからイベント趣旨のレクチャー、参加状況の把握、SNSへのアップ状況、結果レポートの提出など一連の業務を行っております。

●当社の強み・特徴

・企画段階からメディア誘致、当日の運営まで一貫してサポート。
・芸能人を呼びテレビやスポーツ紙など幅広いメディアを誘致する発表会から、専門メディアのみを誘致する発表会まで、様々な形態の記者発表会をサポートします。

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