オンライン記者発表会・勉強会のご紹介

●オンライン記者発表会/勉強会とは

新型コロナウイルスにより、2020年4月に緊急事態宣言が発令され、解除されてからも「『3密』の回避（密集、密接、密閉）」など「新しい生活様式」の実践が求められるようになりました。

これをきっかけに、広報にも「オンライン」の波が一気に押し寄せました。特に大人数のメディアを集客し開催していた記者発表会は、オンラインで実施するケースが増えています。

＜オンライン記者発表会/勉強会のメリット・デメリット＞

このように、オンライン記者発表会にもメリット・デメリットがあります。
そのため、今後はオンラインとリアルを掛け合わせた「ハイブリット記者発表会」が増えてくると予想されています。

●オンライン記者発表会/勉強会のステップ

1．発表会/勉強会のテーマや日程の決定
オンライン記者発表会もリアルと同様に、テーマが最も重要です。
オンライン記者発表会は気軽に参加しやすいとはいえ、メディアの関心を集めることのできないテーマでは集客が困難です。

2．撮影場所の確保
大きな会場を借りる必要はありませんが、最低限、スポークスパーソンとPCなどの機材を置くスペースの確保が必要です。企業によっては、バックパネルの代わりにバーチャル背景を活用しているところもありますが、バーチャル背景は背景色を緑にしておくなどの対応をしないときれいに人物が映し出されないこともあるので注意しましょう。
また、オンライン発表会の生命線ともいえるのが「通信環境」。使用するスペースの通信環境は必ず確認する必要があります。

3．事前告知
記者発表会の案内状を作成し、2週間前頃より、メールやファックスでメディアに送付し、アプローチします。参加者には、前日もしくは当日に、記者発表会で使用する資料やオンライン記者発表会への参加URLをメールで送付します。

4．リハーサル
当日と同じシチュエーションでリハーサルを行います。通信環境や音声、スライドの切り替えなど、本番と同様の流れで進めながら確認します。

5．LIVE配信
「アクセスできない」など、トラブルに対応できるよう事務局との連絡手段を準備しておきます。

6．事後対応
オンラインの場合、メディアは写真や動画を撮影することができません。そのため、主催者が記事や番組で使用してもらうための素材を準備します。記者発表会後、できるだけ早いタイミングで素材を参加メディアに提供しましょう。また、予定が合わず参加できなかったメディアやWEBメディアに対しては、事後リリースと素材をセットで提供します。メディアからオンライン記者発表会の録画を共有してほしいとの依頼があった場合、送るかどうかは企業判断となります。

●当社の強み・特徴

・これまでの実績や当社のオウンドメディア「PRマガジン」で毎月実施しているオンラインセミナーなどの運営経験に基づく、アドバイスや運営ができます。
・これまでリアルでの記者発表会を多数手がけていることから、オンラインとリアルのハイブリット記者発表会の企画、運営も可能です。