会社でプレスリリースを作成する前にまず準備すべき事は…”社内の各部署から情報を収集できる仕組み”を作ることです!
そのためには、一名でも良いので広報担当者をつくることが望ましいですが、人員がいなければ、社長自ら、もしくは宣伝部や総務部の担当者が兼任するなどの方法が現実的でしょう。
広報担当者の資質として求められるのは
・社内のことをよく理解し、記者にその事実関係を正確かつ客観的に伝えられる能力を備えていること。
・社内の各部署の重要な会議に出席したり、社長や役員と密に連絡を取れるコミュニケーション能力が高いこと。
最低限、これらの能力が必要です。社内を徹底的に取材することで、細かい点まで精通しておくことは必須です。それと同時に、社内の各部署からもニュース素材になるような情報は 黙っていても届けら状況を予め構築しておく事が大切です。
PR会社が教えるその具体的な手順と流れとは・・・
１．広報担当者を決める
まずは一人からでも良いので、広報担当者を決めます。
専属で担当で きる人員がいなければ、宣伝部や総務部の担当者が兼任するなどの方法もあります。
２．社内の情報収集
各部署の重要な会議に出席したり、社長や役員と密に連絡を取り、社内を徹底的に取材し、細かい点まで精通しなければなりません。つまり、社内全体の隅々まで最も詳しい人間になる必要があります。このレベルに達しなければ、取材を受けてもまともに答えられなくなり、それは対マスコミにおいては致命的なことで、会社の信用を落としかねません。
３．社内報を作成する
プレスリリースを流す前に、定期的に社内報を作成します。社員向けの簡単なメルマガなどでも可です。この目的としては、きちんと社内で情報収集してきた情報をアウトプットする場を持っておくことが重要となります。
４．プレスリリースを作成・配信する
社内報で整理した社内の情報のうち、ニュースバリューが高いものを吟味し、そのうえで、マスコミ向けにプレスリリースを作成して発信します。ここでのポイントは・・・・”社内報レベルのものを絶対に対外的には、発信してはならない”ということ。それを繰り返すと、マスコミから相手にされなくなって しまいます！
５．マスコミ各社への営業活動
プレスリリースの作成・配信活動に慣れてきたら、知り合いの記者などがいるマスコミ各社を回るなどの営業活動をします。日頃から定期的に情報交換をする習慣をもてば、取り上げてもらえる可能性も飛躍していきます。
以上が一連の対マスコミPR活動となります。
くれぐれも注意してほしい点は必ず広報担当者を通して、取材を受ける仕 組みを社内で徹底することです。窓口が複数あると、どこかで社内の重要な情報が流出してしまう恐れがあります。